企业办公自动化系统 OA 的应用分析

企业办公自动化系统 OA 的应用分析

文/李石峰

摘要：现在是一个信息化的时代，是一个发展变革的时代，企业要想在激烈的市场竞争中独树一帜，就需要将快速应变、以人为本、最低成本、知识创新等条件作为企业追求的目标。而办公自动化系统OA充分利用了各种信息，将企业的工作效率最大化，并使工作质量也提高到一个新的台阶，与此同时降低了企业的成本。办公自动化系统OA中的主角便是利用各种设备与人机信息系统，在不同种类的设备以及人机信息系统中合理的应用，协助人们完成各种办公业务活动，可以说，办公自动化系统OA的运用是企业信息化发展的一个必然趋势。

【关键词】办公自动化 OA 系统 应用

1 办公自动化系统（OA）概述 

OA 是英文 Office Automation 的简写，简单的说就是办公自动化。OA 办公系统可以让公司的工作完全像流水线一样，以最短的时间，最高的效率，最低的成本完成公司工作，同时也可以规范公司的管理。通常的办公自动化系统主要包括办公机构、办公设备、办公主体、办公信息以及网络环境等组成，随着办公自动化需求的不断提升，办公自动化已经发展成为一个独立的学科，涉及到计算机科学、通信技术、行为科学、管理科学、系统集成工程等，办公自动化的最终目标是为了使企业内部信息方便企业员工快捷地共享，以最高效率相互协同完成工作，OA办公系统基于工作流的概念，采用 Internet/Intranet 技术，以现在快速、全方位的信息采集、信息处理来替代过去复杂、低效的手工办公方式，快速为企业的管理和决策提供科学的依据。

2 办公自动化系统OA的特点

2.1 信息传递及时快速

在企业内部，可通过建立相应的合适的内部邮件系统，使企业内部的工作人员能及时快速地传递信息。

2.2 提供学习与知识平台共享

在企业内部，可通过建立相应的电子公告栏、技术交流栏等，从而使内部员工及时地掌握相应信息。

2.3 文件传阅高效OA 系统可以依据其设置的工作流程，快速方便地阅办办公文件，使各部门或员工之间快速有效地对工作进行调整。

2.4 档案管理的电子化

OA 系统实现了档案管理的电子化，可依据档案的属性的不同，对档案进行分类存储、管理等工作。

2.5 信息资源、设备资源的共享

通过OA 系统，企业内部员工可通过上传文档、下载文档等方式方便地实现各部门、各员工之间的信息共享。同时，由于 OA 系统具有网络特性，可将打印机、扫描机之类的设备连入网络，从而实现设备资源的共享，节省设备成本。

2.6 信息集成度高

由于 OA 系统可以跟各种业务系统相结合，各业务的数据都可以实时地被录入到系统中，方便相关的工作人员及时有效地获得整个企业的动态信息。

2.7 分布式办公模式

OA 系统可实现分布式办公模式，对于拥有分公司、子公司的企业来说，这可以及时获取各分部的信息，为高层领导人员决策所用。

3 办公自动化系统OA的应用 

 （1）办公自动化系统 OA 能够及时的帮助企业高层领导对员工的管理。一个企业的经营模式是各个领导层管理，作为高层领导，不可能熟知每个员工的个人工作能力等个人情况，通过会议的方式可以从某些方面了解员工的小部分情况，但这与实际情况还是有很大的出入。我们要变被动为主动，加强对各个员工的管理与了解。因为企业的部分命运是掌握在员工手中的，例如一个销售人员可能要掌握企业中很多客户的详细资料，失去员工就相当于失去了一大部分的客户资源。另外，对于一些生产制造型企业来讲，企业的生产技术人员和产品设计人员的管理也非常重要。因此，领导要合理利用 OA 办公系统做好员工管理工作，例如通过公司网络发布个人工作业绩，使领导对员工能力有更好的了解，创建一个员工与领导沟通与交流的网络平台等等。

 （2）办公自动化系统 OA 能够有效的帮助企业单位规划其日常工作制度，使得企业单位的可控性得到增强，并有效的提升了企业单位工作运转的效率，办公自动化系统 OA 在企业单位的应用范围非常广泛，涉及到各种工作事项的审批流程、正常行政办公管理、内部办公资源的管理、信息资源的实时共享、项目工作的协同、各种信息资源的传输以及沟通等。办公自动化系统的应用业务范畴也非常广泛，跨越了产品销售、生产、财务、产品管理等，办公自动化系统的最重要的特征是其关注的更多的是企业单位日常办公的可控性以及效率，已经发展成为各个企业单位想提高企业整体工作流程效率的必备系统工具。 

（3）办公自动化系统 OA 的应用能够通过信息化的手段帮助企业单位解决日常繁琐的工作，能够节省大量的人力资源成本，并且能够提高企事业单位的办公效率，除此之外，办公自动化系统还能通过整合各种内部以及外部的信息资源，并且通过预先植入的算法对收集到的信，息数据进行综合分析形成对管理层至关重要的支持决策信息，帮助管理层决策企事业单位未来的发展方向。除此之外，办公自动化系统 OA 还能够根据用户的不同需求进行定制，形成丰富的、针对性强的工作流程定制工具，能够非常迅速的为用户搭建面向具体定制业务的办公应用环境，能够真正意义上帮助企事业单位实现无纸化、无距离、高度协同的崭新的办公模式。 

4 办公自动化系统OA在企业中的应用

以中航一集团中的金航OA 系统为例，该OA系统集成了个人办公、机关信息、个人邮件、事务处理、公文办理、公用信息以及系统管理等功能。因为该 OA 系统的应用，中航一集团实现了现代化的办公管理，体现了其先进性：创造了集成化的电子办公环境；拥有了集公文处理、发布、共享的工作平台；处理过程及监督具有了工作流的性质；提供的与 MIS 的接口方便了两部门间的信息交流和查询。同时，还有屯兰矿无纸化办公OA 系统等等。

5 结语

通过对办公自动化系统OA 的可行性应用分析，可以了解到，办公自动化系统 OA 对于全面改善企业内部经营的管理工作、实现企业管理的现代化、人性化和科学化、提高企业工作人员的办公效率以及降低企业生产经营成本等方面有十分积极的作用。

参考文献 

[1]陈春香.论企业办公自动化[J].现代企业文化 ,2009(16). 

[2]刘晓余,杨浩.浅析OA系统在企业信息管理中的应用与实现 . 电子商务 ,2006(01). 

[3]杨雪.办公自动化在企业的应用探析[J].计算机与信息技术 ,2010(10). 

[4]陈平兰.基于PHP系统构架的OA办公自动化系统设计 [J]. 科技广场 ,2010(09). 

作者单位

432826198608283017  广西壮族自治区南宁市 

530021